Assistant

The Company

The world leader in mineral-based specialty solutions for industry, with over 16,000 employees and over 200 sites worldwide, Imerys delivers high value-added, functional solutions to diversified set of industrial sectors, from processing industries to consumer goods. The Group draws on its knowledge of applications, technological expertise and its material science know-how to deliver solutions based on beneficiation of its mineral resources, synthetic minerals and formulations. These contribute essential properties to customers’ products and performance, including refractoriness, hardness, conductivity, opacity, durability, purity, lightness, filtration, absorption and repellency. Imerys is determined to develop responsibly, in particular by fostering the emergence of environmentally-friendly products and processes.

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The Position

Assistant

Job Summary

L’assistant(e) a pour mission d’apporter un support de type "back-office" aux juristes des équipes M&A, Corporate & Finance et Antitrust & Compliance  dans la préparation de leurs dossiers.

L’assistant(e) assure le secrétariat/assistanat classique du Département.

JOB SCOPE/DIMENSIONS

Périmètre : Paris 15ème

Nature des correspondants :

• Interne : collaborateurs de la fonction juridique en France et à l’étranger et interaction avec tous les autres fonctions support d’Imerys et collaborateurs des domaines d’activités

• Externe : cabinets d’avocats, formalistes, notaires et autres prestataires externes de la fonction juridique

Déplacement : Non

KEY TASKS AND RESPONSIBILITIES

Les missions de l’assistante sont : 

Equipe M&A, Corporate & Finance :

• Assistance à la signature de documents

• coordination et suivi des travaux de traduction : interface avec le cabinet de traduction ;

• coordination et suivi des certifications/authentifications de documents : interface avec l’étude notariale ;

• coordination et suivi des formalités de légalisation de documents (apostilles, consularisation, etc.) : interface avec la société de formalités, récupération de ces documents et envoi aux personnes concernées, mise à jour du tableau de suivi de réalisation de ces formalités ;

• Mise à jour et exploitation de la base de données des sociétés du Groupe, de l’organigramme des sociétés du Groupe, etc. ;

• Imerys SA (société cotée) : assistance dans le cadre de la préparation du document d’enregistrement universel, de l’organisation des séances du Conseil et de l’Assemblée Générale Annuelle ; établissement et suivi des listes d’initiés.

Secrétariat classique (pour environ 6 personnes) :

• Préparation / mise en page de présentations et documents et correspondance

• Règlement et suivi des factures et notes de frais

• en tant que de besoin, gestion des agendas, organisation de voyages et réunions

• Classement, archivage

JOB SPECIFICATIONS

Formation: 

• type Bac+2 Assistante de Direction

Expérience :

• Minimum 5 ans d'expérience en entreprise, idéalement acquise au sein d'un département juridique ou d'un cabinet d'avocats ou d’un département finance, fiscalité, trésorerie

Compétences Techniques : 

• Maîtrise des outils MS Office et Google Suite

• Goût et aptitude pour l’utilisation de divers outils numériques et de bases de données (ex. intranet, Legisway et Boardvantage)

Langue : 

• Anglais courant

Knowledge, skills, abilities and other characteristics

• Sens du service, sens de l’organisation et de la gestion des priorités,

• Rigueur

• Esprit d’équipe, adaptabilité, 

• Sens de la confidentialité

Position Type

Full time

and

Permanent

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