Assistant(e) du Directeur / de la Directrice Juridique

The Company

JOB SUMMARY/PURPOSE

Leader mondial des solutions minérales de spécialités pour l'industrie, avec un chiffre d'affaires de 4,4 milliards d'euros et 14 000 salariés en 2022, Imerys offre des solutions fonctionnelles à haute valeur ajoutée pour un grand nombre de secteurs, depuis les industries de procédés jusqu’aux aux biens de consommation. www.imerys.com

L’assistant(e) du Directeur / de la Directrice Juridique a pour missions d’apporter un support :
- de type "back-office" au Directeur Juridique / à la Directrice Juridique pour l’organisation et le management de la fonction Juridique du Groupe à l’international et la préparation de ses dossiers.
- au Directeur Juridique / à la Directrice Juridique en tant que Secrétaire du Conseil d’administration d’Imerys, société cotée, pour l’organisation et la préparation des séances du Conseil et de ses Comités et les relations avec les Administrateurs, le Directeur Général, en liaison avec leurs assistants (e) et les autres services corporate concernés
Elle/Il assure également le secrétariat/assistanat classique du Directeur Juridique / de la Directrice Juridique

JOB SCOPE/DIMENSIONS

Périmètre : Groupe
Nature des correspondants :
- Interne : collaborateurs de la fonction juridique en France et à l’étranger, en particulier le/la responsable juridique corporate, et interaction avec tous les autres services corporate d’Imerys, Directeur Général, Comité Exécutif, directions générales des branches d’activités et des divisions ;
- Externe : Administrateurs d’Imerys, cabinets d’avocats et autres prestataires externes de la fonction juridique, autorités administratives indépendantes, associations professionnelles (AFEP, Cercle Montesquieu...) ou organismes publics en France et à l’étranger (ministères, ambassades, etc.).
Déplacements : non

KEY TASKS AND RESPONSIBILITIES

Les missions de l’assistant(e) du Directeur / de la Directrice Juridique sont les suivantes :
Assistanat juridique du Directeur / de la Directrice Juridique pour Imerys (société cotée), en interface avec les correspondants internes et externes :

- Conseil d’Administration : préparation et logistique des réunions (convocations, présentations, dossiers) et administration de son fonctionnement (calendriers, dossiers de convocation, procès-verbaux, rémunération
des administrateurs, etc.) ; contribution à l’organisation des réunions des Comités du Conseil ;
- Travaux divers liés à la vie sociale : contribution à l’organisation de l’Assemblée Générale des actionnaires, formalités de légalisation de documents (notarisations, apostilles, etc), formalités de publication, formalités en lien avec la réglementation boursière applicable, notamment en matière d’abus de marché.
Assistanat « back office » du Directeur / de la Directrice Juridique pour l’organisation et le management de la fonction juridique du Groupe, en interface avec les correspondants internes et externes :
- Coordination de la préparation du budget de la direction juridique, suivi, préparation des forecasts
- Organisation et préparation des réunions internes du département (« legal ExCom », séminaires, etc.)
- Assistance pour la compilation, consolidation et mise à jour de données sur le département juridique (organigramme, budget, formations, liste de conseils externes, reporting litiges, etc.)
- Organisation et préparation de présentations dans le cadre de diverses représentations et interventions extérieures (associations professionnelles, relations pouvoirs publics en France et à l’étranger etc.)
- Recherches d’informations générales (biographies, pays, formalités, etc.)
- Gestion d’outils (portail de préparation des conseils d’administration ; gestion des listes d’initiés)
Secrétariat classique de direction :
- Gestion des agendas, organisation de voyages et réunions, prise d’appels
- Classement, archivage
- Règlement et suivi des factures et notes de frais
- Préparation / mise en page de présentations et documents (Word, Excel, Powerpoint, GoogleDoc) et correspondance
- Assistance à la signature de documents juridiques, y compris via les outils de signature électronique,

JOB SPECIFICATIONS

Formation:
- type Bac+2 Assistante de Direction
- une formation juridique type « paralegal » et/ou en anglais est un plus, mais non un pré-requis
Expérience :
- Minimum 10 ans d'expérience en entreprise, idéalement acquise au sein d'un département juridique d’une société cotée, département fonctionnel ou corporate, direction générale ou encore d’un cabinet de conseil
Compétences Techniques :
- Excellente maîtrise des outils informatiques, en particulier G-Suite (y compris tableur et slides) et portail de préparation des conseils d’administration
- Goût et aptitude pour l’utilisation de divers outils numériques et de bases de données (ex. intranet, gestion de bases de contrats, gestionnaires de tâches, etc.)
Langue :
- Français et Anglais : courant écrit et oral
- Troisième langue serait un plus

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