Customer Service Assistant

Job location:
Toulouse, France
Created moment:
March 13, 2024
Job reference:
REQ - 08016

The Company


The world’s leading supplier of mineral-based specialty solutions for industry with 14,000 employees, operations in more than 40 countries, and €4.3 billion in revenue in 2022.
Imerys delivers high-value-added, functional solutions to a great number of sectors, from processing industries to consumer goods. The Group draws on its understanding of applications, technological knowledge and expertise in material science to deliver solutions by beneficiating its mineral resources, synthetic minerals and formulations. Imerys’ solutions contribute essential properties to customers’ products and their performance, including heat resistance, hardness, conductivity, opacity, durability, purity, lightness, filtration, absorption and water repellency. Imerys is determined to develop responsibly, in particular by fostering the emergence of environmentally-friendly products and processes.
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The Position

Customer Service Assistant

Job Summary

En tant que point de contact interne "unique" pour les ventes, vous devrez :

- Gérer les commandes des clients (de l'entrée à la facturation), les demandes, les réclamations, les demandes de renseignements rapidement et efficacement à travers l'organisation.
- Assurer une approche proactive du marché en surveillant les schémas de commande des clients et en les contactant régulièrement pour suivre les commandes manquantes.
- Contrôler la satisfaction des clients en développant la compréhension des clients, des produits et des applications, et en adoptant une attitude positive de questionnement, s'assurer que les besoins réels des clients sont satisfaits au meilleur coût pour l'entreprise.
- Assurer une communication proactive avec les clients en ce qui concerne les questions spécifiques relatives à l'exécution des commandes (date de livraison, retards, quantité, etc.) en coordination avec les départements concernés (service logistique, ventes).
- Contribuer avec l'équipe logistique à identifier des solutions alternatives de livraison à partir de différents magasins en cas de problème.
- Assurer le Front Office : gestion des contacts directs avec les clients (téléphone, courrier, email, fax, etc...) pour répondre à leurs demandes : informations, documentation.
- Préparer et réviser mensuellement le carnet de commandes avec les responsables des ventes en tant que propriétaire du carnet de commandes (prévisions de ventes à court terme).
- Assurer l'entrée correcte des commandes dans l'ERP (JDE et/ou SAP) en conformité avec le contrat négocié entre le client et le directeur des ventes et fournir un soutien aux équipes commerciales pour envoyer des lettres d'augmentation de prix aux petits clients de votre marché.
- Assurer l'interface avec le contrôle des crédits pour la gestion des arriérés.
- Assurer l'interface avec le service logistique et les ventes pour le suivi des devis de transport.
- Assurer l'envoi de courriers d'information générale et de documentation aux clients (changement de produits, fermeture de site, etc.).
- Assurer une communication adéquate et périodique avec le responsable des ventes concerné sur tous les événements majeurs, les déviations et le développement de sujets critiques avec les clients de son portefeuille.
- Enregistrer et suivre les plaintes des clients via un outil dédié (CRM).
- Gérer l'organisation administrative des dossiers et de l'archivage.
- Enregistrer et suivre les notes de débit et de crédit.
- Assurer une facturation précise et ponctuelle des clients.
- Coordonner la gestion des échantillons avec l'équipe du back-office et les responsables des ventes.
- Contribuer avec le directeur des ventes à la collecte de données pour les nouveaux clients, suivre le processus d'approbation des nouveaux clients et assurer la mise en place correcte des nouveaux clients dans les ERP en suivant la procédure requise.

Conditions d'emploi :

- Contrat à durée indéterminée (CDI) à pourvoir sur le site d'Imerys à Toulouse.
- Travail à distance 2 jours par semaine.

Profil recherché :

Compétences clés et soft skill

- Bilingue en anglais et en français + allemand courant (essentiel).
- Connaissance des outils informatiques (facultatif) : ERP (SAP) ; Google workspace.
- Forte orientation client et sens commercial.
- Solides compétences interpersonnelles et en communication (orale et écrite, communication avec les clients, avec l'équipe du service clientèle et avec les autres départements).
- Connaissance du commerce international et des incoterms.
- Respect rigoureux des procédures et des processus.
- Capacité d'analyse et de jugement.
- Réactivité et gestion du stress lors des pics d'activité.
- Esprit d'équipe et ouverture au multiculturalisme.
- Sens aigu de l'organisation, capacité à gérer les priorités.
- Agile et flexible, capable de faire des back up.

Formation et expérience requise

- Baccalauréat / BTS en commerce international, langue étrangère, assistance à la vente.
- Minimum 2 ans d'expérience dans une fonction similaire (ou au moins dans le domaine industriel).

Position Type

Full time

and

Permanent

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