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Assistant(e) de Direction

Job location : Aixe sur Vienne , France
Created moment : 09/16/2020 - 02:00
Job reference : REQ - 03376

The Company

Imerys is a world leader in creating specialty solutions that improve everyday life through minerals. Our success is built on our people, and creating an environment where our 17,800 employees around the globe can thrive.

We passionately believe that our teams are at their best when they have the opportunity to learn, collaborate and find new ways to solve our customers’ challenges, no matter what part of the business they are in.
We can offer you a variety of work and real opportunities to make an impact and be part of our evolution.

If you want to grow your skills and develop your career, find out more at www.imerys.com

The Position

Assistant(e) de Direction

Job Summary

CONTEXTE

Présent dans plusieurs pays, Imerys Ceramics est l’un des principaux fournisseurs de solutions minérales industrielles destinées à l’industrie céramique. A partir de nos gisements, nos usines nous permettent de développer une offre étendue de matières premières, pâtes céramiques, émaux et engobes.

MISSIONS

Rattaché au Responsable de site, l’assistant(e) de Direction est le point de contact central du site. Il/elle assure les missions relatives au bon fonctionnement quotidien du site, en apportant son support à son responsable, auxmanagers ainsi qu’aux salariés. Administrativement, iIl/elle intervient sur deux entités juridiques.
Assistanat de Direction général & Services généraux de site
- Assurer l’accueil présentiel du site (visiteurs, sous-traitants, etc….)
- Assurer l’accueil et le filtrage téléphonique
- G��rer le courrier et les colis entrants et sortants du site
- Organiser l’agenda directeur et des visites de sites
- Assurer les missions de secrétariat site, notamment rédaction courrier, note de service, reportings internes et externes, impression, organisation d’évènements
- Assurer la bonne communication sur le site : bonne pratique, projets et information Groupe, etc…
- Gérer les salles de réunions
- Archivage divers
- Assurer la bonne tenue des bureaux et commandes des stocks généraux : disponibilité des fournitures, cafés, copieurs, etc….
- Faire le lien avec les équipes centrales (informatique, etc….)
- Gestion et suivi de la flotte auto
- Gestion des assurances (auto / équipement engins industriel)

- Suivi de la société de ménage (contrat / performance / prestation)

- Suivi de la téléphonie sur site et coordinatrice en cas de dysfonctionnement (appel opérateurs, etc…)
Correspondant RH
- Assurer le recueil et la saisie des éléments variables mensuels de la paie et le suivi des heures pour l’ensemble du personnel
- Mettre en œuvre le plan de formation, organiser les formations internes, assurer la comptabilisation des coûts de formation et le bilan annuel, assurer la gestion auprès de l’OPCO
- Organiser les visites médicales
- Suivi et montage des dossiers de médaille du travail
- Transmission et suivi administratif auprès de la DIRECCTE (accords d’entreprise,etc) et des partenaires extérieurs (Médecine du travail, Carsat, autres)
- Gestion l’intérim
- Gestion des dossiers du personnel
- Réponse aux enquêtes nationales et professionnelles, renseigner les déclarations
- Assurer la gestion des dossiers auprès des organismes d’épargne salariale, de retraite, de prévoyance, frais de santé et de l’OPCA 3+
- Apporter les réponses aux demandes des salariés et en rendre compte au responsable RH.
- Assurer les affichages obligatoires et les communications RH
- Apporter un support pour l’organisation des IRP
- Support pour les notes de frais collaborateurs (n’ayant pas accès informatique)
Gestion administrative:
- En support au Responsable de site, assurer le suivi administratif des dossiers relatifs à : Energie, environnement, installations classées, cadastre, contrats divers (assurances, téléphonie, nettoyage, abonnement revues, etc…)
- Suivi des contrats
- Commandes diverses
- Vérifier, classer, organiser et effectuer l’archivage des documents administratifs
Le/la assistant de Direction peut être amené à travailler sur diverses missions en fonction de l’actualité et des besoins
du service.

PROFIL RECHERCHE

Formation et expérience :
- Formation Bac+ 2/3 en Assistant(e) de Direction/manager/PME ou expérience significative dans un poste similaire.
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
- Anglais

Profil :
- Rigueur et organisation
- Autonomie, sens de l’initiative et volontaire
- Bonne capacité relationnelles et sens du service
- Réactivité et adaptabilité
- Discrétion

Position Type

Full time

and

Permanent

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